Fort de 20 ans d’expérience à travers la France et l’Europe, WAKUP vous partage son expertise en location de lieux haut de gamme pour optimiser votre prochain shooting photo.
À l’attention des régisseurs et chefs de projet :
L’organisation est la clé d’un shooting réussi, particulièrement lorsqu’il se déroule dans un lieu tiers comme une maison ou un loft. En tant que régisseur, vous êtes le pivot central de l’opération : vous coordonnez les équipes, gérez les imprévus et assurez la liaison entre le propriétaire du lieu et les différentes parties prenantes.
Les enjeux sont multiples : respecter les délais et budgets, maintenir une ambiance de travail positive, anticiper les problèmes techniques, et restituer le lieu dans son état initial. Votre sang-froid et votre capacité d’organisation feront toute la différence.
Découvrez dans cet article les stratégies éprouvées par WAKUP pour transformer les défis en opportunités pour réussir votre shooting photo professionnel !
La préparation avant le shooting
Les experts en management vous le diront : 80% du succès réside dans la préparation.
Pour que le shooting se déroule au mieux pour tous, vous êtes responsable de l’équipe, du bon déroulement de la séance, de la coordination lors de la prise de possession des lieux, de l’installation du matériel, du bien-être des mannequins, de la préservation des lieux et de la tranquillité du voisinage.
Constituer une équipe et définir les rôles
Identifier les différents intervenants et leurs responsabilités : En tant que professionnel, vous devez clarifier le rôle, le périmètre et la mission de chaque intervenant. Chaque membre doit connaître précisément ses tâches et leur planification pour éviter tout accroc, particulièrement dans un environnement où la lumière naturelle évolue rapidement.
S’assurer que chaque membre dispose des ressources nécessaires : Même les outils qui semblent anodins comme un couteau ou un marqueur peuvent s’avérer essentiels. Un stylo, du papier et un téléphone mobile sont souvent indispensables. Anticipez les besoins de chacun avant le shooting pour éviter toute perte de temps sur place.
Exigences vestimentaires adaptées aux fonctions : Communiquez en amont les consignes d’habillement spécifiques à chaque poste. Pour l’équipe technique (assistants, techniciens et roadies), imposez des chaussures de sécurité homologuées lors de la manipulation d’équipements lourds, du déplacement de mobilier ou du déchargement des véhicules. Non, les Converse vintage ne sont pas considérées comme des équipements de protection, aussi cool soient-elles.
Pour les autres participants, privilégiez des tenues confortables sans talons hauts sur les surfaces fragiles ou instables (parquets anciens, moquettes, pelouses). Prévoyez des vêtements de rechange en cas d’intempéries ou de variations de température. Avis à nos clients du Nord, on dit ça, on dit rien.
Établir une checklist du matériel indispensable
Un shooting photo professionnel nécessite une préparation minutieuse du matériel. Voici une liste non-exhaustive des équipements à ne pas oublier pour garantir la réussite de votre séance :
Matériel photographique professionnel :
- Sac de transport adapté et sécurisé
- Objectifs variés selon les besoins du shooting
- Flashs externes et accessoires d’éclairage
- Trépied stable et ajustable
- Kit complet de nettoyage pour capteur et objectifs
- Batteries supplémentaires chargées et chargeurs
- Réflecteurs de lumière et diffuseurs
- Retardateur et/ou déclencheur à distance
Protections et accessoires pour l’équipement :
- Obturateurs et couvercles d’objectifs pour protéger les optiques
- Sangles rembourrées et bandoulières ergonomiques
- Poignées adaptées pour une manipulation sécurisée
- Rouleau de gaffer pour les fixations temporaires ou la protection des sols
- Patins de protection spécifiques pour les trépieds avec pointes métalliques, essentiels pour préserver les sols du lieu de shooting
Matériel logistique et de sécurité :
- Boîte à outils basique pour les ajustements rapides (visseuse)
- Protections pour sols (bâches, tapis)
- Trousse de premiers secours complète
- Extincteur accessible (vérifiez la réglementation du lieu)
- Cônes de signalisation pour délimiter les zones de travail/stationnement
- Rampes passe-câbles pour éviter les accidents
- Multiprises et rallonges électriques sécurisées
Pour le transport et la protection des meubles, n’oubliez pas d’apporter du papier bulle et des couvertures de déménagement.
Repérage et validation du lieu de shooting
Vérification des contraintes et des règles spécifiques : Identifiez les précautions particulières à prendre : le propriétaire sera-t-il présent pendant toute la durée du shooting ? Y a-t-il des animaux de compagnie dont il faut tenir compte ? En cas d’absence du propriétaire, clarifiez qui est responsable des clés et quelles sont leur modalité de restitution.
Identification des éléments protégés par le droit à l’image : Repérez le mobilier, les décorations et œuvres protégées par des droits de propriété intellectuelle et qui ne doivent pas apparaître dans vos prises de vue. À moins que votre budget n’inclut des “frais d’avocats spécialisés”, ce petit jeu de détective vous épargnera bien des ennuis.
Organisation logistique et gestion des accès
Transport et stationnement des véhicules : Planifiez soigneusement le stationnement des véhicules de l’équipe, des clients et des véhicules techniques afin de ne pas bloquer ou gêner les riverains. Assurez une circulation fluide autour du lieu. Identifiez également les stations de transport en commun les plus proches pour les participants non véhiculés.
Planification des arrivées et départs des intervenants : Prévoyez minutieusement les horaires en tenant compte des restrictions du quartier. Pour les shootings à l’aube ou en soirée, imposez un niveau sonore minimal (pas de claquements de portières, conversations à voix basse). Coordonnez les déchargements bruyants pendant les heures appropriées et prévenez le voisinage si nécessaire.
Budget et planning prévisionnel
Gestion des horaires pour éviter les coûts supplémentaires : En tant que régisseur, votre responsabilité inclut le respect des budgets alloués. Terminer à 19h signifie réellement finir à cette heure, pas à 21h, ce qui engendrerait deux heures supplémentaires à payer au lieu et à une partie de l’équipe.
Anticipation des dépenses annexes : Pour toute dépense supplémentaire, comme lorsque vous envoyez un assistant chercher un bouquet de fleurs pour le styliste, veillez à obtenir un justificatif comptable mentionnant clairement le montant de TVA. Tous les achats annexes nécessitent une note de frais en bonne et due forme.
L’arrivée sur le lieu de shooting
Votre arrivée sur les lieux : Arrivez 15 minutes avant tous les autres participants pour que les propriétaires puissent vous présenter les lieux dans le calme. Profitez de ce moment pour photographier l’agencement initial afin de pouvoir replacer chaque meuble et bibelot exactement à son emplacement d’origine après le shooting.
Documenter les dommages préexistants : Photographiez immédiatement les imperfections existantes (murs griffés, encadrements abîmés, sols endommagés) pour éviter toute contestation ultérieure. Mentionnez, si besoin, que ces marques sont bien l’œuvre du chat, qui a confondu la tapisserie avec son arbre à chat, et non la vôtre. Après cette inspection et les présentations d’usage, introduisez votre équipe aux propriétaires.
Coordination de l’arrivée des équipes : Assurez-vous que tous les participants respectent l’horaire prévu. Établissez un système de confirmation la veille. Anticipez le transport des personnes clés (mannequins depuis l’hôtel, clients depuis l’aéroport) et désignez si possible un assistant dédié à cette tâche. En production, chaque retard se répercute en cascade sur la journée entière.
Respect des horaires et accueil des équipes
Importance de la ponctualité pour une bonne coordination : Confirmez votre heure d’arrivée la veille avec le client (ou les bureaux WAKUP) et soyez rigoureusement ponctuel. Évitez d’arriver avant que le lieu ne soit disponible, sous peine de surprendre le propriétaire encore en pyjama, ou après l’équipe photo, ce qui compromettrait votre rôle de coordination.
Synchronisation avec le propriétaire du lieu : Établissez clairement votre position d’interlocuteur principal auprès des propriétaires. En tant que régisseur, vous êtes garant du bon déroulement de la journée photo et du respect de leur espace. Prenez le temps de discuter en détail du déroulement prévu de la séance et prenez connaissances des précautions particulières à prendre.
État des lieux et prise de photos avant installation
Documentation des meubles et surfaces sensibles : Identifiez et photographiez les surfaces particulièrement vulnérables : canapés en cuir clair, tables laquées, sols en parquet ciré ou moquette précieuse. Portez une attention spéciale aux surfaces qui peuvent rayer facilement (verre, marbre, bois verni) ou se déforment sous la chaleur. Prévoyez des protections adaptées à chaque type de surface.
Identification des équipements et accès importants : Clarifiez vos droits d’utilisation de la cuisine (micro-ondes, cafetière) et localisez les sanitaires, le matériel de nettoyage et le compteur électrique, vérifiez sa puissance. Prévoyez de bien répartir les équipements sur différentes lignes. Pensez à repérer l’emplacement des extincteurs, s’il y en a.
Important : si un état des lieux formel est nécessaire, votre rôle est de l’organiser entre le propriétaire et le responsable de l’équipe photo, mais en aucun cas vous ne devez le signer vous-même.
Installation et mise en place des équipes
Présentation des règles aux membres de l’équipe : Identifiez le responsable de l’équipe photo, présentez-vous et votre équipe, mettez-vous à leur disposition et échangez vos numéros de téléphone pour faciliter la communication tout au long de la journée. Il peut être d’usage de créer un groupe Whatsapp.
Organisation de l’espace de travail et du matériel : Photographiez la disposition initiale des meubles avant tout déplacement si vous ne l’avez pas fait à votre arrivée sur les lieux. Manipulez avec précaution meubles et bibelots, y compris ces précieuses figurines en porcelaine qui semblent avoir survécu aux précédents shootings, sachant que l’ensemble du lieu devra être restitué dans son état d’origine.
Installation professionnelle de l’équipement : Supervisez attentivement l’étape cruciale du déchargement et de l’installation du matériel. Encouragez le travail en binôme pour porter les charges plutôt que les traîner, protégeant ainsi équipements et surfaces. Utilisez systématiquement des couvertures et protections adaptées lors du déplacement des meubles.
Protection des surfaces et sols : Vérifiez que tous les pieds d’éclairage et de trépieds sont équipés de caoutchoucs ou de patins protecteurs, sinon utilisez du gaffer ou des balles de tennis pour protéger les sols. Parce qu’on ne pourra pas accuser le chat du propriétaire à chaque nouvelle rayure. Conservez soigneusement les emballages dans un espace dédié pour sécuriser le matériel lors du transport retour.
Chargement du matériel : Anticipez la charge de tout le matériel électronique dès votre arrivée. Identifiez les prises disponibles pour maintenir les équipements alimentés sans surcharger le réseau. Établissez une checklist incluant batteries d’appareils photo, flashs, outils électriques, ordinateurs et téléphones.
Mise en place du catering et de l’espace détente
Préparation du café et des rafraîchissements : L’une de vos premières missions, fondamentale pour créer une ambiance positive dès le départ : la préparation du café. C’est un rituel qui marque le début d’un shooting réussi et qui rassemble l’équipe. Sans cette potion magique, attendez-vous à des regards aussi sombres que des photos sous-exposées et à une ambiance tout sauf sympathique. Assurez-vous à l’avance de savoir sur quelle type de cafetière vous allez tomber…
Avant d’arriver sur les lieux, achetez des viennoiseries (moitié pains, moitié croissants) et éventuellement des fruits, parce qu’il n’y a pas que les calories dans la vie. Mettez les boissons au frais si vous avez préalablement demandé au propriétaire de vous réserver un espace dans le réfrigérateur.
Dès votre arrivée, localisez la cafetière ou installez celle que vous avez apportée, et préparez un premier café pour accueillir l’équipe. Veillez à ce que le café soit disponible en continu tout au long de la matinée et prévoyez des en-cas salés pour maintenir l’énergie de l’équipe plus tard dans la journée.
Aménagement d’un espace convivial : Créez un “espace détente” avec table, gobelets, café, sucre, cuillères, eau et biscuits. Autres aspects importants, pensez à installer un cendrier à l’extérieur pour éviter que quiconque ne fume à l’intérieur des lieux.
La gestion pendant le shooting
Maintenant commence la phase cruciale où votre rôle de régisseur prend toute son importance. Durant toute la prestation, votre vigilance doit être constante sur plusieurs fronts, notamment la sécurité du lieu, le bien-être des participants et la coordination efficace des différentes activités.
Votre position stratégique vous permet d’anticiper les besoins de chacun : qu’il s’agisse d’un mannequin incommodé par la température, d’un photographe manquant d’espace ou d’un client ayant des exigences spécifiques. Ajustez la climatisation si nécessaire, proposez des rafraîchissements réguliers et aménagez des espaces de repos adéquats pour les moments de pause.
En tant que médiateur entre toutes les parties prenantes, vous contribuez à maintenir une ambiance de travail productive où chacun peut se concentrer pleinement sur sa mission.
Assurer le respect du lieu et des consignes
Protection des sols et des meubles : Surveillez attentivement que le lieu est respecté par tous. Rappelez les règles si nécessaire : personne ne doit monter sur les tables, canapés ou autres meubles sans protection adéquate. Et non, “mais je suis super léger” n’est pas une protection adéquate.
Éviter de manipuler les objets personnels des propriétaires : Interdisez formellement à quiconque de s’improviser styliste en fouillant dans les armoires des propriétaires ou d’emprunter accessoires, bijoux ou produits de toilette trouvés sur place. Non, ce parfum hors de prix dans la salle de bain n’est pas là pour tester “juste une pschitt”.
Veiller au respect du droit à l’image : Rappelez les restrictions concernant les œuvres d’art, mobilier design ou décorations protégées par des droits de propriété intellectuelle. Ces éléments ne doivent pas être visibles sur les photos sous peine de ne pas pouvoir utiliser les images.
Encadrement des mineurs : Si votre shooting implique des enfants mannequins, chaque mineur doit être accompagné en permanence par un parent ou tuteur légal. C’est une obligation légale stricte dans le secteur de l’image, pas une simple recommandation. Prévoyez des pauses fréquentes et un espace de repos dédié à leur bien-être. Attention, les enfants ne peuvent pas travailler plus de 4 heures par jour.
Coordination et respect du planning
Vérifier la présence de tous les intervenants : Faites régulièrement le point pour vous assurer que le shooting se déroule comme prévu et que tous les participants nécessaires sont présents.
Maintenir un rythme efficace : Surveillez attentivement la cadence des prises de vue tout au long de la journée. Vérifiez régulièrement que les images produites correspondent bien au brief initial et aux attentes du client. En cas d’écarts ou de ralentissements, n’hésitez pas à intervenir rapidement pour proposer les ajustements nécessaires.
Gestion des repas et des besoins des équipes
Planifier les pauses repas et prévoir les restrictions alimentaires : Vers 11h, confirmez que tout est en ordre pour le repas. Assurez-vous d’avoir pris connaissance des préférences alimentaires de chacun (allergies, régimes spéciaux) et communiquez ces informations au traiteur.
Organisation logistique pour la livraison ou le service des repas : Déterminez s’il faut commander ou aller chercher les repas, et facilitez leur distribution (qui mange quoi, quand et où). Selon l’avancement du shooting, mangez avec l’équipe ou en décalé. Servez le café après le repas et assurez-vous de faire la vaisselle et de nettoyer les surfaces utilisées.
Suivi des règles essentielles pour la sécurité et l’hygiène
Respect des limitations de personnes sur place : Limitez la présence à 10 personnes maximum sur le lieu pour des raisons de sécurité et de logistique, sauf accord préalable avec le propriétaire. Rappelez que le plateau n’est pas un espace de socialisation. Le shooting photo n’est pas le nouveau bar branché du quartier où l’on invite les stagiaires pour “observer”, aussi cool que votre équipe puisse paraître.
Gestion des déchets et propreté du lieu : Votre responsabilité inclut la restitution du lieu dans un état impeccable. Veillez à ce que les sols soient propres, les déchets correctement triés et les poubelles vidées ou emportées selon les consignes du propriétaire. Une attention particulière doit être portée aux zones de restauration et bien-entendu aux sanitaires.
Surveillance des accès pour éviter les incidents : Maintenez un système rigoureux de contrôle des entrées et sorties tout au long du shooting. Veillez à ce que toutes les portes donnant sur l’extérieur restent fermées et sous surveillance pour prévenir les intrusions, les vols d’équipement coûteux, d’objets appartenant au propriétaire ou la fugue éventuelle du chat (oui toujours lui).
Fin de shooting et après-shooting
Bilan avec les équipes : Prenez un moment pour échanger avec tous les intervenants sur le déroulement de la journée. Vérifiez qu’ils n’ont pas rencontré de difficultés majeures et recueillez leurs impressions. Ces retours d’expérience sont précieux pour améliorer vos futurs shootings et ajuster vos processus à tous les niveaux.
Rangement du matériel : Supervisez méticuleusement le rangement de tout le matériel technique de régie. Portez une attention particulière aux produits photographiés qui doivent être correctement emballés pour éviter toute détérioration lors du retour chez le client, qui pourrait vous facturer les dommages. Autant éviter ça, vos finances vous remercieront.
Documents administratifs : Assurez-vous de faire signer les feuilles d’heures aux mannequins et intervenants. Ces documents officiels sont indispensables pour que chacun puisse être rétribué correctement selon les heures effectuées sur le plateau. Ne quittez jamais les lieux sans avoir complété et collecté l’ensemble de ces documents administratifs.
Rangement et nettoyage du lieu
Restitution impeccable des lieux : Utilisez vos photos de référence pour replacer méticuleusement chaque meuble et objet dans sa position d’origine. Assurez-vous que tous les espaces utilisés sont parfaitement propres. Triez les déchets selon les directives locales et vérifiez que toutes les poubelles sont vidées ou emportées conformément aux consignes du propriétaire.
L’objectif est simple : le lieu doit sembler n’avoir jamais été utilisé pour un shooting. Considérez-vous comme le ninja de la photo, venez, créez de la magie, puis disparaissez sans laisser de traces (excepté des photos magnifiques, bien sûr).
Accordez une attention particulière à la propreté des sanitaires avant votre départ.
Vérification finale avec le propriétaire
Faire un état des lieux final avant départ : Vérifiez méticuleusement que personne n’a rien oublié sur place, y compris vous-même. Parcourez systématiquement toutes les pièces utilisées en prêtant attention aux zones moins visibles comme sous les meubles ou dans les recoins.
Gérer les clés et le matériel restant sur place : Suivez rigoureusement le protocole établi pour la remise des clés si les propriétaires sont absents à la fin du shooting. Documentez la restitution par photo ou signature et confirmez par message toute consigne de sécurisation. Assurez-vous que tout matériel autorisé à rester sur place est clairement identifié selon les instructions du propriétaire.
Gestion administrative et suivi budgétaire
Enregistrement des dépenses et justificatifs : Rassemblez tous les justificatifs comptables mentionnant les montants de TVA. Tenez vos comptes à jour en enregistrant immédiatement tous les tickets de caisse et notez les heures supplémentaires effectuées par certains collaborateurs avant de les oublier.
Paiement des prestataires et facturation : Pour garantir le succès de vos prochains shootings et maintenir de bonnes relations professionnelles, réglez vos prestataires dans des délais raisonnables, au fur et à mesure que le travail est réalisé. Les bons comptes font les bons amis… et surtout des prestataires motivés à répondre présents pour votre prochain projet.
Envoi des images et bilan post-production
Partage des premières images avec l’équipe et les partenaires : Dans les semaines suivantes, transmettez les images finalisées aux personnes présentes sur le plateau. Cela valorise leur travail et leur permet d’apprécier concrètement le résultat de leurs efforts.
Retours d’expérience pour améliorer l’organisation future : Recueillez et transmettez les feedbacks de l’équipe et des clients pour améliorer et fluidifier vos processus lors des prochains shootings. Même si tout vous a semblé parfait, rappelez-vous que même la perfection a toujours une marge de progression… et c’est aussi ça, le secret des meilleurs !
L’art de la réussite d’un shooting photo professionnel repose sur une orchestration minutieuse de nombreux éléments. Au terme de ce guide, rappelons les fondamentaux qui feront de vous un régisseur d’exception.
La préparation est incontestablement la clé du succès. De la constitution d’une équipe aux rôles clairement définis jusqu’à l’établissement de checklists exhaustives, chaque étape anticipée est un problème évité le jour J. La répartition des tâches, la vérification méthodique du matériel et la reconnaissance préalable des lieux constituent le socle d’un shooting fluide et maîtrisé.
Nos experts chez WAKUP, forts de deux décennies d’expérience, sont unanimes : les erreurs les plus coûteuses sont souvent les plus évitables.
Après des centaines de shootings, ils pourraient écrire un livre intitulé “Comment j’ai appris à ne plus m’inquiéter et à aimer l’imprévu en 20 ans”, mais ils sont bien trop occupés à coacher les autres pour le faire.
Alors que retenir de leur sagesse accumulée au fil des années et des innombrables situations de crise résolues ? Quelques principes fondamentaux qui font toute la différence :
- Privilégiez toujours la communication proactive entre toutes les parties prenantes.
- Chronométrez rigoureusement les étapes pour éviter les dépassements budgétaires.
- Documentez systématiquement l’état initial des lieux et les éventuels incidents.
Ces précautions, qui peuvent sembler superflues dans l’urgence du moment, s’avèrent invariablement précieuses face aux imprévus.
Le professionnalisme se manifeste dans chaque détail, de l’accueil chaleureux des équipes jusqu’à la restitution impeccable des lieux. Le respect scrupuleux des espaces privés, l’attention portée aux objets personnels des propriétaires et la discrétion vis-à-vis du voisinage ne sont pas de simples courtoisies, ils sont la signature d’un régisseur d’excellence.
Cette éthique professionnelle vous ouvrira les portes des lieux les plus prisés et vous assurera la confiance renouvelée des clients les plus exigeants.
Enfin, souvenez-vous que votre rôle dépasse la simple coordination technique. Vous êtes le garant de l’ambiance de travail, le facilitateur des relations humaines et l’ambassadeur de votre production auprès des propriétaires. C’est dans cet équilibre subtil entre rigueur organisationnelle et intelligence relationnelle que réside l’art véritable de la régie photo professionnelle.
